Cliente

Futura, azienda nata nel 2001, propone soluzioni innovative e specializzate nel settore cartario. In  particolare, essa progetta e produce macchinari per la produzione della carta.  È un’azienda che si trova a gestire, oltre all’assistenza e alla vendita di ricambi, delle commesse molto  lunghe che necessitano di un accurato controllo dei costi e delle ore impiegate.

Esigenza

Futura aveva bisogno di raggiungere tre principali obiettivi:  

1- Una reportistica di rapido accesso, sempre aggiornata e che non necessitasse di ulteriori elaborazioni  manuali; 

2- Un controllo degli accessi alla reportistica; 

3- Una reportistica più avanzata per analizzare particolari correlazioni e trend.  

A ciò si accompagnava l’esigenza dell’azienda di costruire una reportistica aziendale, mantenendo però  le reportistiche personali di alcuni utenti in delle aree personali apposite. 

Soluzione

Vista la politica della società di non adottare strumenti cloud e la necessità di un sistema di reportistica  che consentisse una robusta gestione della governance delle informazioni, la scelta è ricaduta sull’ecosistema Tableau, nello specifico Tableau Server.  

Le fonti dati a cui connettersi erano tre, ossia il database Oracle del sistema ERP ed i database Mysql per  SugarCRM e per la web-app interna relativa allo scarico ore.  

Con la collaborazione delle aziende che avevano fornito queste tecnologie, sono stati creati dei cubi  all’’interno dei database sopra indicati a cui collegare Tableau Desktop in modo da creare la reportistica  necessaria. Quest’ultima è stata in seguito pubblicata su Tableau Server con refresh pianificati in modo  giornaliero. 

  

La reportistica è stata creata per le varie business unit aziendali; in particolare sono state coperte le  seguenti aree: 

  • Ricambi; 
  • Acquisti; 
  • Commerciale; 
  • Controlling. 

Sono state create un massimo di 5 dashboard per business unit e diversi report paginati allo scopo di  coprire il 90% delle esigenze di Futura senza creare caos e confusione nella navigazione.  

Inoltre, per consentire la creazione di report più avanzati, è stato fatto un periodo di formazione ad un  numero limitato di utenti, a cui sono state assegnate delle licenze Tableau Explorer.  Tali utenti hanno anche la possibilità di connettersi al modello dati e costruire la reportistica che  preferiscono senza pubblicarla nello spazio per la reportistica aziendale, che viene amministrata dal  partner VisualizeIT. Sono stati creati 55 utenti e sincronizzati con i rispettivi gruppi di Active directory  presenti.

Risultati

L’implementazione dello strumento assieme allo sviluppo effettuato su questo ha fornito una maggiore  efficienza in tutti i reparti in cui è stato installato, fornendo dunque una maggiore rapidità nella presa  delle decisioni oltre ad un minor margine di errore.  

In particolare, dall’installazione dello strumento sono stati registrati i seguenti miglioramenti: Effettivo risparmio effettuato sull’acquisto della componentistica; 

  • Forecasting del fatturato a partire dalla data di spedizione per quanto riguarda l’area dei ricambi; Analisi dettagliata dei margini delle commesse e spiegazione degli scostamenti di questi rispetto  al budget; 
  • Automatizzazione di un report che richiedeva 8 ore per la sua realizzazione, effettuata più volte a  livello mensile; 

Creazione di un sistema di accesso alla reportistica più semplice, rapido, e sicuro.

Tecnologie

Database: My SQL, Oracle  

Business intelligence Software: Tableau Desktop, Tableau Server.