Cliente

Futura, azienda nata nel 2001, propone soluzioni innovative e specializzate nel settore cartario. In particolare, l’azienda progetta e produce macchinari per la produzione della carta. Futura è un’azienda che si trova a gestire, oltre all’assistenza e alla vendita di ricambi, delle commesse molto lunghe che necessitano di un accurato controllo dei costi e delle ore impiegate.

Esigenza

Futura aveva bisogno di raggiungere tre principali obiettivi: una reportistica di rapido accesso, sempre aggiornata, e che non necessitasse ulteriori elaborazioni manuali, un controllo degli accessi alla reportistica, e infine una reportistica più avanzata per analizzare particolari correlazioni e trend. A ciò si accompagnava l’esigenza dell’azienda di costruire una reportistica aziendale, tuttavia mantenendo le reportistiche personali di alcuni utenti in delle aree personali dei singoli utenti.

Soluzione

Vista la politica della società di non adottare strumenti cloud e la necessità di un sistema di reportistica che consentisse una robusta gestione della governance delle informazioni, la scelta è ricaduta immediatamente sull’ecosistema Tableau, e nello specifico su Tableau Server. Le fonti dati a cui connettersi erano 3: Il database del sistema ERP, il database del CRM e della web-app interna relativa allo scarico ore. Con la collaborazione delle aziende che avevano fornito queste tecnologie sono stati creati dei cubi all’interno di questi database a cui collegare Tableau desktop in modo da creare la reportistica necessaria. Questa è stata poi pubblicata in seguito su Tableau server con refresh pianificati. La reportistica è stata creata per le varie business unit aziendali, in particolare sono state coperte le seguenti aree:

  • Ricambi
  • Acquisti
  • Commerciale
  • Controlling

Sono state create un massimo di 5 dashboard per business unit, e dei report paginati in modo da coprire il 90% delle loro esigenze senza creare una confusione nella navigazione. Inoltre, per consentire la creazione di report più avanzati è stato fatto un periodo di formazione ad un numero limitato di utenti, a cui sono state assegnate delle licenze Tableau Explorer. Questi utenti poi possono connettersi al modello dati e costruire la reportistica che preferiscono senza tuttavia pubblicarla nello spazio per la reportistica aziendale, che viene amministrata dal partner VisualizeIT. Sono stati creati 55 utenti e sincronizzati con i rispettivi gruppi di active directory presenti.

Risultati

L’implementazione dello strumento assieme allo sviluppo effettuato su questo ha fornito una maggiore efficienza in tutti i reparti in cui è stato installato, fornendo quindi una maggiore rapidità nella presa di decisioni oltre ad un minor margine di errore. In particolare, dall’installazione dello strumento sono state registrati i seguenti miglioramenti:

  • Effettivo risparmio effettuato sull’acquisto della componentistica
  • Forecasting del fatturato a partire dalla data di spedizione per quanto riguarda l’area dei ricambi
  • Analisi dettagliata dei margini delle commesse e spiegazione degli scostamenti di questi rispetto al budget
  • Automatizzazione di un report che richiedeva 8 ore per la sua realizzazione, effettuata più volte a livello mensile.
  • Creazione di un sistema di accesso alla reportistica più semplice, rapido, e sicuro

Tecnologie

Business Intelligence Software: Tableau desktop, Tableau server